4. Organigrama y funciones de la empresa

4.1 Introducción

El canadiense Henry Mintzberg se propuso contrastar la realidad del trabajo de un mánager con la teoría empresarial que entonces se enseñaba. Mintzberg, concluyó que "lejos de un trabajo ordenado, enfocado y lineal, el trabajo diario de los gerentes eficientes implicaba un manejo de las situaciones caóticas, imprevisibles y desordenadas, donde no resulta sencillo distinguir el trivial del esencial. En realidad, el trabajo de un gerente implica adoptar diferentes roles en diferentes situaciones, para aportar cierto grado de orden al caos que reina por naturaleza en las organizaciones humanas".

Mintzberg identificó los componentes esenciales de una organización:

·         Cumbre estratégica

·         Línea media

·         Núcleo operativo

·         Tecnoestructura

·         Estructura de soporte

Y cita como mecanismos de coordinación:

·         Ajuste mutuo

·         Supervisión directa

·         Comunicación

·         Normalización de procesos

·         Normalización de resultados

·         Normalización de habilidades

·         Normalización de normas

4.2 Marco teórico

Un organigrama es la representación gráfica de la estructura de una empresa u organización. Representa las estructuras departamentales y, en algunos casos, las personas que las dirigen, hacen un esquema sobre las relaciones jerárquicas y competencias de vigor en la organización.

El organigrama es un modelo abstracto y sistemático, que permite obtener una idea uniforme sobre la estructura formal de una organización.

Tiene una doble finalidad:

·         Ejercer un papel informativo.

·         Obtener todos los elementos de autoridad, los diferentes niveles de jerarquía, y la relación entre ellos.

En el organigrama no se tiene que encontrar toda la información para conocer como es la estructura total de la empresa.

Todo organigrama tiene que cumplir los siguientes requisitos:

·         Tiene que ser fácil de entender y sencillo de utilizar.

·         Tiene que contener únicamente los elementos indispensables.

Hay diferentes tipos de organigramas, por tanto se pueden clasificar:

1. Según la forma de como muestran la estructura pueden ser analíticos, generales o suplementarios

Los organigramas analíticos son aquellos organigramas específicos, los cuales suministran información detallada: incluso se complementan con informaciones anexas y por escrito, símbolos convencionales de referencia con datos circumstanciados. Se destinan al uso de los directores, expertos y personal del estado mayor.

Los organigramas generales son aquel tipo de organigrama que facilita una visión muy sencilla de la organización; se limita a las unidades de mayor importancia. Se los denomina generales por ser los más comunes.

Los organigramas suplementarios son los organigramas que utilizan para mostrar una unidad de la estructura analítica o más detallada, estas unidades pueden ser una dirección, una división, un departamento, una gerencia, etc. Son complemento de los analíticos.

      2. Según la forma i disposición geométrica de los organigramas, estos pueden ser:  verticales (tipo clásico), horizontales (de izquierda a derecha, mixtos, escalares o circulares).

En cuanto a los organigramas verticales, este tipo de organigrama es el de uso más frecuente y al cual están acostumbradas la mayoría de las personas. Este organigrama representa con toda fidelidad una pirámide jerárquica, puesto que las unidades se desplazan según su Jerarquía de arriba abajo en una gradación jerárquica descendente. Los organigramas verticales o clásicos, tienen una modalidad por disposición de sus unidades y consiste en el siguiente a partir del nivel técnico (departamentos, director gerencia, etc.). Las unidades subsiguientes  de los diferentes niveles no se desplazan horizontalmente (de izquierda a derecha o viceversa), sino en estricto sentido vertical. Cuando las unidades de un organigrama vertical del tipo clásico, tienen sus unidades colocadas en un mismo nivel, las que están así situadas poseen la misma jerarquía.

Los organigramas horizontales son una modalidad del organigrama vertical, porque representan a la estructura sin mayores alteraciones, pero con una disposición, en el espacio, de izquierda a derecha y no de arriba abajo. Este tipo de organigrama tiene algunas variaciones en cuanto al vertical, las cuales consisten que los nombres de las figuras tienden a ser colocados, en el dibujo, sin recuadros o figuras geométricas (rectángulos o cuadrados). No pueden ser colocados los nombres en recuadros.

El organigrama mixto es la combinación entre el organigrama vertical y el organigrama horizontal, su utilización es por razones de espacio

El organigrama escalar es un organigrama muy utilizado en los EEUU pero entre nosotros es poco conocido. Las características principales del mismo son, entre otras que no utiliza los recuadros para los nombres de las unidades de la estructura, sino por sangrías. Además, en uno se pueden colocar organigramas suplementarios de cada una de las unidades principales, si se desea.

Por último, en el organigrama circular los niveles jerárquicos se muestran mediante círculos concéntricos en una disposición de dentro afuera y en orden de importancia. La técnica de elaboración de estos organigramas consiste en colocar en círculos concéntricos las unidades de igual jerarquía. Este tipo de organigrama, como el lineal y el escalar es poco conocido, y menos todavía usado entre nosotros. El organigrama circular es recomendado por la práctica de la relaciones humanas, para disipar la imagen de subordinación que traducen los organigrama verticales y tradicionales con esta forma de disposición de las unidades, las cuales están colocada unas arriba y otras abajo.

Las funciones de la empresa

Las funciones de la empresa son las actividades o tareas que pone en funcionamiento la empresa; es decir, los trabajos que colaboran en la transformación de inputs en outputs.

Para que la organización empresarial pueda conseguir sus objetivos, ninguna de las funciones puede funcionar por sí sola.

Función directiva

La función directiva es una de las tareas clave. Al hablar de función de dirección, nos estamos refiriendo al proceso por el cual una o varias personas tratan de conseguir los objetivos que la organizaciónplanificación, la organización, la coordinación y el control.

Función productiva

Esta función es conocida también como función técnica. Incluye todo el conjunto de actividades a través de las cuales la empresa crea los productos o presta los servicios que son el objeto de su actividad. Las empresas tienen que ocuparse de la Investigación, el Desarrollo y la innovación (I+D+y), producir o prestar el servicio inherente a su propia actividad y realizar los correspondientes controles de calidad necesarios para comprobar que sus productos o servicios llegan al mercado en óptimas condiciones.

Función financera

La función financiera se ocupa de conseguir los recursos financieros necesarios para que la actividad empresarial pueda desarrollarse. Las actividades financieras en una empresa son mucho más amplias que la imagen que puede proyectar la definición anterior. Esta función incluiría tres actividades esenciales: la planificación de los recursos, el asesoramiento respecto a la viabilidad de las posibles operaciones que se pretendan realizar y la toma de decisiones respecto al uso de los recursos.

Gestión de los recursos humanos

La actividad humana es un elemento del que no se puede prescindir en el mundo de la empresa. Ya hemos visto como el trabajo de los seres humanos ha sido considerado siempre como un factor de producción básico. El interés de las empresas por sus trabajadores ha ido evolucionando a lo largo de la historia. En la actualidad, numerosas organizaciones empresariales consideran a sus trabajadores como la base de su éxito, por lo cual en muchas de ellas se han creado los departamentos de recursos humanos.

Estos departamentos asumen la gestión del personal encargándose de un conjunto de actividades, entre las cuales destacamos la selección, la formación del personal, los ascensos y el trabajo de motivación.

Función comercial

La función comercial engloba un amplio grupo de actividades, que podemos dividir en dos:

·         Las actividades de venta del producto o servicio que se realiza.

·         Las actividades de compra de los materiales necesarios para la producción del bien o servicio en cuestión.

Función administrativa

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La función de administración se encarga de controlar toda la documentación de la empresa. Es una función importante que también engloba un conjunto amplio de actividades que suelen desenvolverse dentro del campo de la gestión de documentación y de los trámites burocráticos.

Coordinación del trabajo

En un negocio cada trabajador tiene tareas específicas, es necesario integrarlas en forma óptima para conseguir resultados.

La división del trabajo en una empresa es esencial para conseguir los objetivos trazados. Bajo esta modalidad, cada trabajador se orienta a funciones específicas dentro del negocio, donde sus capacidades y habilidades pueden desarrollarse mejor.

Para que la empresa funcione, la división tiene que ir unida a la integración del trabajo; sin embargo, existen muchos factores que no facilitan esta integración, tales como intereses particulares, falta de comunicación en la empresa, ausencia de un líder, etc.

Algunos recursos y herramientas a las cuales puede recorrer para que resulte satisfactoria la coordinación del trabajo son:

1. La figura del coordinador: Es la persona que conoce perfectamente como funciona la empresa íntegramente y cada una de las unidades que la forman. Sabe que hace cada trabajador y cuales son sus posibilidades. Es a quien muchas veces recurren los clientes y los mismos trabajadores cuando alguna cosa camina mal o tienen alguna solicitud específica.

2. Dejar claras las tareas de los trabajadores: En el momento de reclutar a los empleados, tendrá que notificarles el trabajo de casa así como sus horarios de trabajo y de descanso para que no exista descoordinación entre las partes. Una buena comprensión de las tareas a realizar es esencial para que sus trabajadores se encaminen correctamente hacia los objetivos trazados.

3. Programar con anticipación las tareas y proyectos de su empresa: Cualquier tarea requiere de una programación clara donde se especifiquen los tiempos y tareas para cada persona. Es importante que las actividades sean contempladas e informadas por adelantado, puesto que la improvisación puede tener resultados fatales. La Carta Gantt es una herramienta muy utilizada por los empresarios para este fin.

Esta carta Gantt es una popular herramienta gráfica que su objetivo es mostrar el tiempo de dedicación previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total determinado. A pesar de que, en principio, el diagrama de Gantt no indica las relaciones existentes entre actividades, la posición de cada tarea a lo largo del tiempo hace que se puedan identificar estas relaciones e interdependencias. Fue Henry Laurence Gantt quién, entre 1910 y 1915, desarrolló y popularizó este tipo de diagrama en Occidente.

4. Programar reuniones de trabajo: Son fundamentales para poner al día a los trabajadores de una empresa, informarlos de las diferentes tareas y objetivos a conseguir y también porque cada uno de los miembros se conozca y compartan sus ideas. Frecuentemente, se realizan al inicio de la semana laboral, pero lo importante es que sean continuas (al menos una vez a la semana) y se apunten las conclusiones para que todos tengan claras las funciones y metas propuestas.

5. Utilizar las tecnologías de comunicación: Una de las ventaja de las nuevas tecnologías es que facilitan todavía más las comunicaciones dentro de la empresa. Los correos electrónicos, la Intranet, la mensajería instantánea, la videoconferencia, etc., son hoy recursos cada vez más utilizados por los trabajadores, donde se pueden informar sobre sus tareas diarias, los últimos movimientos de la empresa y a su vez, comunicarse con otros trabajadores para coordinar el trabajo.

6. Evaluar a sus trabajadores: Es importante ir analizando los rendimientos de sus trabajadores y ver si van en línea con los objetivos de su empresa. Sólo así sabrá si se está trabajando coordinadamente o si hay errores importantes que corregir. Para lo cual, la comunicación es fundamental: mantenerse en contacto con ellos, escucharlos, saber qué los gusta hacer y que no, cuáles son sus desafíos personales en la empresa, etc. Lo importante es que se sientan apoyados y estimulados para dar lo mejor de sí.

4.3 Aplicación práctica

Nuestro organigrama se corresponde con un organigrama de tipo vertical donde constan:

El director general quién se encarga de planificar, organizar, motivar y controlar. En cuanto a la función de planificación, consiste a decidir cuáles son los objetivos de la organización y la manera como llegar a cumplir los objetivos, en el caso de nuestra empresa el objetivo es satisfacer las necesidades de los pasajeros que viajan en nuestro transatlántico.

La función de organizar trata de determinar las actividades que hay que llevar a cabo y coordinarlas dentro de una estructura organizativa. Las actividades que ofrece la empresa y que hay que llevar a cabo son actividades principalmente de ocio como cine, restaurante, piscina, discoteca, entre otros.

La función de motivación consiste en satisfacer las necesidades sociales y psicológicas de los trabajadores durante el desempeño de los objetivos de la empresa.

Y por último, la función de control determina criterios, mide variables, aplica los criterios determinados y emprende, si hace falta, acciones correctoras.

El director de calidad es el encargado de supervisar y dar el visto bueno de los servicios que ofrece la empresa y planificar la calidad en la empresa en sus diferentes fases.
Estas fases son:

·         La recepción de mercaderías por los proveedores.

·         La calidad final del producto o servicio.

·         Las  relaciones con los clientes.

·         La organización de los recursos humanos a su disposición, de los medios y equipamientos y de los recursos materiales económicos.

·         La ejecución y desarrollo día a día de cada una de las actividades relacionadas con la calidad.

El director administrativo administra eficientemente los recursos humanos, financieros y materiales asignados.

Las funciones que debe llevar a cabo son:

·         Optimizar los recursos humanos, financieros y materiales, por medio de la aplicación de las técnicas administrativas adecuadas a las circunstancias y a las necesidades de la dependencia.

·         Organizar, sistematizar, elaborar e implementar procedimientos y sistemas de trabajo que redunden en el óptimo aprovechamiento de los recursos humanos, financieros y materiales.

·         Supervisar y efectuar el análisis de los diferentes estados financieros generados por los subsidios Estatales y Federales y los ingresos propios.

·         Coordinar la elaboración de las actas de entrega.

·         Participar en la elaboración y actualización de los manuales de organización y procedimientos del área administrativa y apoyar a las otras áreas.

·         Planear, vigilar y evaluar las funciones, los planes y los programas de trabajo de los departamentos que integran la dirección administrativa.

·         Mantener informado al director General de sobre el desarrollo de las actividades.

·         Realiza todas aquellas funciones que en forma específica le solicite el Director General.

El director técnico adquiere especial relevancia en aquellas empresas que precisan de una particular atención hacia la I+D.

 Se proponen como responsabilidades-funciones del Director Técnico, las siguientes:

·         Elaborar, o dirigir, los proyectos.

·        Dirigir el equipo de I+D, con el objetivo de incorporar los avances del sector a los productos comercializados por la empresa.

·         Registrar aquellos sistemas o mejoras que sean definibles como modelo industrial, modelo de utilidad o patente.

·        Será responsable de las gestiones precisas hasta que todo quede debidamente inscrito y documentado en el Registro de Patentes y Marcas.

·         Organizará, programará y desarrollará los condicionantes necesarios para seleccionar las mejores empresas de fabricación, así como las mejores condiciones de contratación en calidad, precio y plazo.

·         Será el responsable de las relaciones con las casas fabricantes o suministradores de sistemas y elementos, así como de la seguridad y permanencia del servicio que se presta a los clientes.

·         Asistirá a Ferias, Congresos o Encuentros relativos al sector con objeto de permanecer al día de las técnicas y sistemas innovadores y eficaces.

El director comercial se encarga de manera general de la elaboración del presupuesto de ventas anuales, de la elaboración y valoración de los objetivos comerciales y de la elaboración de los presupuestos de los costes del departamento comercial.

 De manera más concreta el director comercial en el ámbito de les ventas se encarga de:

·         Definir la política de precios y condiciones comerciales.

·         Gestionar la venta.

·         Realizar visitas de acompañamiento con los vendedores.

·         Mantener una relación continuada con los clientes para conocer sus necesidades o problemas.

También se encarga de:

·         Supervisar  las gestiones comerciales.

·         Supervisar los gastos comerciales, especialmente, los de ventas.

·         Identificar indicadores del departamento y establecimiento de medidas correctoras. Entre ellas:

Ø  Ratios de visita

Ø  Incidencias

Ø  Devoluciones de mercaderías

Ø  Ventas sobre riesgo

Ø  Impagados y retrasos de pagos.

Ø  Clientes de baja rentabilidad.

Ø  Relaciones y comunicación continua con proveedores.

Ø  Frecuencia de devoluciones.

En cuanto al marketing, el director comercial se encarga de:

·   El establecimiento de las líneas generales del plan de marketing y en concreto el marketing mix.

·   La política del producto.

·   La política del precio.

·   La Política de distribución

·   La Política de comunicación

·   El seguimiento de la ejecución del Plan de Marketing.

·     El control de los gastos de Marketing.

Por último, el encargado de instalaciones y mantenimiento es el encargado de las siguientes funciones:

·        Controlar el correcto funcionamiento de las maquinarias del transatlántico y coordinar las reparaciones con los proveedores de servicios externos.

·     Coordinar las reparaciones y operaciones de mantenimiento de la estructura del transatlántico.

·     Responsabilizarse del stock, las compras, su conservación y limpieza.

·     Confeccionar el Plan Anual de mantenimiento, elevándolo a la Gerencia General para su aprobación.

·     Analizar y justificar los desvíos con el plan anual de mantenimiento trazado e informarlos al director general.

·     Coordinar los cursos de captación de seguridad para todo el personal del transatlántico.

·     Establecer las prioridades sobre las reparaciones solicitadas por los varios sectores.

·     Mantener y controlar los elementos de seguridad de la estructura y de los mecanismos de prevención como los extintores.

·     Coordinar con las tareas a efectuarse en las habitaciones.

·     Coordinar con Recepción la disponibilidad de habitaciones para efectuar las tareas de mantenimiento.

·     Informar a Banquetes y a Reservas las tareas a efectuarse en habitaciones, salones o espacios comunes.

·     Mantener las condiciones de temperatura del aire y del agua programadas para cada sector del transatlántico.

·     Resolver las urgencias de electricidad, plomería, calefacción, aire acondicionado y tareas diversas.